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【绿色发展 强企有我 主题征文】以史为鉴,可正衣冠 ——让企业档案促进企业发展

【绿色发展 强企有我 主题征文】以史为鉴,可正衣冠 ——让企业档案促进企业发展

  • 分类:学习交流
  • 作者:王洪兰
  • 来源:监督执纪综合室
  • 发布时间:2022-10-31
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【概要描述】

【绿色发展 强企有我 主题征文】以史为鉴,可正衣冠 ——让企业档案促进企业发展

【概要描述】

  • 分类:学习交流
  • 作者:王洪兰
  • 来源:监督执纪综合室
  • 发布时间:2022-10-31 18:12
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“前事不忘后事师,自来坟典萃先知;国步何由探轨迹,民情从以识端倪。”这是郭沫若在1960年写下的《题赠档案馆》中的诗句,盛赞档案作用之重要。秦末,刘邦军队入咸阳,萧何取秦之典籍,这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。明内阁大学士邱濬对档案的作用是这样说的:“今世赖之以知古,后世赖之以知今者也。”(《明•实录》)

可见,档案的作用与价值是毋庸置疑的,一纸档案解千愁,它可以垂鉴历史,展望未来,启发决策思路。档案是历史文化的积淀,是社会文化传承和文明发展的重要组成部分。档案既是记载文化内容的载体,也是传承文化的使者。

而企业档案,则是企业发展的历史“见证者”,是企业的无形资产和宝贵财富。它是一个企业建立、发展、改革的历史进程活动的真实记录,它以承载历史、探索未来的特殊性直接服务于企业的生产经营和发展建设,既能指导现实工作,又能为查考历史提供重要的凭据,在企业发展中发挥着举足轻重、不可替代的作用,企业档案的潜在价值是企业固本强基谋发展不可或缺的基石。

企业档案的价值和作用可见一斑,那么如何提升公司档案管理水平,挖掘它的潜在和隐性价值,使其开口讲话,让其不仅仅见证企业发展,更要促进企业发展,为公司管理和运营提供历史经验和后备力量呢?根据公司目前档案管理现状,浅谈一点自己的认识。

档案管理的实质和价值不在保管,而是查阅和利用。传统的档案管理是将纸质的文字档案整理好保管起来不丢失就好,但是现代的档案管理是将档案拿出来供人利用,是为现实服务和预测未来,要将被动保管变为主动服务利用的模式,用服务去挖掘潜在效益,所以一切都应以方便利用为基点。

(一)简化整理、深化检索,引进档案信息化管理。档案的价值在于利用,档案整理的目的是便于查找。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而以件为单位,利用计算机检索,方便快捷,并降低了人为因素在文件归档工作中的影响。档案管理信息化是发展趋势,随着公司的发展,利用计算机等现代化的工具和软件,提升公司档案管理水平,促进公司档案管理工作上台阶,是档案管理工作面临的重要使命。

(二)有序收集、规范管理,进一步完善健全公司档案及文件管理制度,统一公司档案分类规划及归档范围。随着公司发展,所属单位越来越多,如何在平时工作中做好资料收集归档工作,做好档案整理工作?需要明确公司档案管理体系,每个分公司都设置兼职档案员,负责所属单位的文书、技术等相关档案资料的收集;需要进一步完善健全公司档案及公文管理制度,按国家标准规范管理公司档案及公文;公司档案全宗包含种类多,需要制订统一的分类规划,明确制订档案资料归档范围,便于指导专兼职档案管理员日常的工作;从组织、制度、规则上规范公司档案管理工作,为提升档案管理水平打下坚实基础。

(三)切实加强档案的开发编研工作,主动为生产经营服务。新形势下,档案部门应该集档案的收藏、保管、交流于一身,成为能够提供档案存储、加工、开发利用等服务的信息中心,使“静止”的档案信息变成了“流动”的档案信息,“死”档案变成了“活”档案,“陈”档案变成了“新”档案。九十年代,档案室整理编纂了《公司大事记》《公司历史沿革》《公司档案全宗介绍》等资料。前几年,公司档案室将所有项目合同和竣工资料进行了再次梳理,按照科技档案管理要求,按项目分门别类重新进行整理、归档,同时完成之前积累的文书档案的整理归档,并进一步规范、创新文件管理,且将所有档案、文件和资料逐个编制了电子目录。这些档案成果的取得,极大的方便了借阅、查找和利用,为公司投标经营、运营管理、企业宣传等发挥了不可替代的作用。随着企业发展和社会进步,如何更进一步利用计算机等现代化的管理手段,整理编研公司档案资料,能够主动、高效地为公司生产经营提供利用和服务,是公司档案管理工作的新命题。

(四)做好文书工作和档案工作的规范衔接。文件是档案的基础,文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏,没有高质量的文件作为基础,档案的质量就得不到有效的提高,可见,档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而,在实际的文件处理过程中,要时刻意识档案管理工作,从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点,需要文书人员重视文件材料的质量,例如纸张的品质、文字的格式、用印的质量等都需要严格按照标准来执行。严禁使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。近些年,公司前后两次调整、变更公司公文处理办法和格式,不断向标准和规范看齐,并且建立了从文件起源到档案入库闭环管理模式,在收发文登记、审批、办理、归档、借阅、查找利用等环节进行全过程跟踪处理,确保每一份重要文件资料不遗失,件件有着落,做到文件和档案的规范衔接与一体化,首尾呼应,文件中体现档案,档案中追溯文件。

(五)做好档案利用信息的反馈工作。公司每年都会利用报表方式了解档案利用情况,但通常只统计查阅人数、查阅卷(册)数。这些数据虽然也能反映档案利用情况,但这只是表面现象,无法说明档案直接或间接产生的经济效益、管理效益。所以,需要认真做好档案开发利用活动的记录工作。比如,在档案查询登记时,将查(借)阅档案的利用目的写清楚,不再笼统地写成“工作参考”。查(借)阅完毕,主动询问查阅者是否实现了查阅目的、未查到的原因。通过这些主动服务措施挖掘出公司档案的潜在和隐性价值,促进公司的生产经营和运营管理以及改革发展。

(六)通过以人为本的管理理念保证档案的真实性、安全性。企业档案管理,涉及生产经营、改制重组、权益保障、人力资源、发展规划、技术创新等方方面面。企业的档案管理人员在进行管理的过程中要与企业发展密切结合,确定以人为本,注重培养档案管理人员的责任感和事业心。作为档案管理人员,应当坚持良好的职业道德和高度的组织性、纪律性以及警惕性、保密性,从而确保企业不会出现档案信息泄密和丢失的情况发生。在日常工作过程中,企业档案管理人员要做到收集的意识,尤其要收集如实反映企业管理和发展历程的真实、原始重要文件,并且在对各种文件的收集过程中要严格按照规定的程序执行,保证归档文件的真实性,以确保企业的管理层在未来能够及时和清楚地了解之前的信息,通过总结经验、查漏补缺、事前控制,从而使企业健康、持续、良性发展。

文件资料的形成、积累、归档、使用是一个长期的过程,而档案管理的关键点在于“随办随归档、谁办谁归档”,规定哪个部门产生的文件资料由哪个部门负责收集随时整理归档,建立源头管理模式,做到每一项工作完成以后形成比较系统完整的文件资料,并按要求归档保存。

“古为今用,察往知来”,档案管理工作默默无闻却非常重要。近十年的档案工作经历,使我意识到,档案是企业宝贵的精神和物质财富,是不可再生的资源。一个企业的生存发展壮大的历史过程就埋藏在档案之中,企业档案信息工作不仅是企业科学管理的重要基础,而且是体现企业科学管理水平的重要标志。公司的发展,企业的强大,离不开每一个细枝末节的力量,做好新时期公司档案管理工作,不断提升档案管理水平,为公司生产经营提供有力支撑,为强企注入后备力量。
 

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